Vad är ett affärssystem? När måste du utföra en transformation?

Ett affärssystem är hjärtat för hela din verksamhet. För att kunna växa måste affärssystemet uppdateras, och ibland måste hela bytas ut. Denna ERP-transformation påverkar hela verksamheten. Men, hur vet man egentligen när det är dags att uppdatera affärssystemet?

Vad är ett affärssystem? 

Ett affärssystem (även kallat ERP) är ert integrerade system som hanterar de centrala affärsprocesserna i din verksamhet. Det skapar automatiserade processer för bland annat ekonomi, lön, HR, lager, tjänster och tillverkning. Ett smidigt affärssystem får dessa system att fungera friktionsfritt och gör dessutom att ni har möjlighet att utveckla er verksamhet och ta den till nästa nivå.  

Vad betyder ERP? 

ERP står för Enterprise Resource Planning och är ditt affärssystem som hjälper är att automatisera era processer. Det finns olika lösningar att välja på och många är idag molnbaserade för ännu bättre effektivitet.  

När måste en ERP-transformation utföras? 

Ett förlegat ERP-system kan bli verksamhetskritiskt för din verksamhet. Systemet blir allt långsammare, integrationer allt svårare och säkerheten allt sämre.  

3 vanliga orsaker till att ett ERP-skifte utförs: 

1. Två bolag blir ett  

Kanske ska ni slås ihop med en annan verksamhet, eller har ni förvärvad en till er organisation? När två olika bolag möts innebär det att flera olika ERP-system måste samverka. Det innebär ofta att ni måste komma överens om ett affärssystem som kan möta era rutiner och arbetssätt. Tänk på att ert nya ERP ska kunna möta era framtida tillväxtmål och era nuvarande behov.  

Många väljer att förhandla om ett helt nytt ERP-system som kan möta de nya behoven som uppstår när ni växer. 

2. Föråldrat system 

Ett gammalt ERP är långsamt, frustrerande och kostsamt. Ofta har ERP-systemet växt fram över tid och fått specialanpassade lösningar som nu kräver specialistunderhåll för att fungera. Det innebär att kostnader för underhåll och support ökar. Detta är inte bara en budgetfråga, det är en säkerhetsfråga. Specialistunderhåll innebär ofta att det är några särskilda nyckelpersoner som vet hur man kan stötta systemet, om de inte längre finns tillgängliga så hamnar verksamheten i en svår sits. 

För att kunna växa och förnyas måste ERP-systemet hänga med. 

3. Starka tillväxtmål 

Ta höjd för starka tillväxtmål. För att nå dem behöver nya system uppdateras och integreras. Då behöver ni uppdatera eller skifta hela ert ERP.  

När verksamheten växer och ni expanderar på nya marknader, inför nya funktioner eller får fler medarbetare så måste era affärssystem hänga med. Du märker om ni har växt ur de ifall de blir ineffektiva eller ni märker att nödvändiga funktioner som ni måste ha inte finns eller fungerar.  

När ni har tillräckligt stora skor att växa i kan ni möta konkurrens på ett helt nytt sätt. Ett ERP-skifte stärker er position på marknaden eftersom ett välfungerande systemstöd gör att ni kan automatisera tidskrävande arbetsprocesser.  

Nytt affärssystem: Skjut inte upp skiftet 

Det finns stora fördelar med att utföra ett ERP-skifte. Ändå är ett av de vanligaste misstagen att man skjuter upp arbetet eftersom det är ett enormt projekt som påverkar hela företaget. Processen är lång, att leda projektet är svårt, och om det blir fel påverkar det hela verksamheten, medarbetarna och lönsamheten.  

Men om ett ERP-skifte inte utförs i tid bidrar det att arbetet måste stressas fram vilket ofta innebär otroligt kostsamma misstag.  

Få objektiv rådgivning längs hela resan 

Stressa inte fram er ERP-transformation. Se till att få en bra start med en stabil grund från början. 

När du är redo kan vi på Midagon vägleda dig hela vägen från början till slut, med kravställning, upphandling och implementering. Vi har oberoende experter som kan hjälpa er att analysera verksamhetens behov, ta strategiska beslut, stötta i förhandlingen och i den tekniska implementeringen som är bäst för er verksamhet och eran framtida tillväxt.  

Vill du komma igång mer er ERP-transformation. Kontakta oss så underlättar vi arbetet.