Hösten 2016 var Södertälje kommuns två avtal för kommunikation som tjänst (KST) och IT-tjänster på väg att gå ut. Kommunen behövde därför upphandla nya avtal och införa nya tjänster för att täcka sina behov. Samtidigt var digitaliseringar på gång inom flera områden, vilket föranledde ett stort behov av en djupgående analys av de olika verksamheternas behov inför den kommande IT-upphandlingen. Inom omsorgen planerade kommunen omfattande digitalisering av kärnverksamheten och man ville kraftigt utveckla användandet av IT i skolan. Det gjorde att upphandlingen var av stor strategisk vikt och att utfallet skulle få stor påverkan på många människor både inom och utanför kommunorganisationen.
För att på bästa sätt identifiera utvecklingspotentialer i kommunens IT-stöd och hitta leverantörsalternativ anlitade Södertälje kommun oss på Midagon (tidigare Kontract) för att genomföra upphandlingen, sköta avtalsteckning och vara stöd i att införa det nya avtalet.
Målbilden var att hitta en IT-leverantör som kunde täcka kommunens samlade tjänstebehov inom IT-infrastruktur och användarnära IT. För att passa hela kommunen måste tjänsterna vara valbara, flexibla och skalbara för att anpassas till respektive verksamhets behov. En kommun är också beroende av att IT-stödet håller hög kvalitet och säkerhet, så de upphandlade tjänsterna måste vara solida, kvalitetssäkrade och väl etablerade på marknaden. Dessutom efterfrågade Södertälje kommun något som inte på ett uttalat sätt upphandlats av en offentlig myndighet tidigare, en så kallad SIAM-tjänst eller Service Integration and Management. Den kommande IT-leverantören skulle som SIAM-ansvarig agera som kommunens förlängda arm och vara primär kontaktyta inte bara mot användarna i verksamheten utan även mot kommunens tredjepartsleverantörer på både operativ och taktisk nivå.
Midagons (tidigare Kontract) metod för att guida oss genom och genomföra upphandlingen har passat oss väldigt bra. De har varit lyhörda och kompetenta i att läsa av våra många verksamheters skilda behov, och baserat hela upphandlingen på den fakta de har fått fram.”
Efter många framgångsrika upphandlingsaffärer för både privata och offentliga aktörer har vi en väl beprövad modell för hur vi skapar maximal nytta och effekt i en IT-upphandling, som vi även implementerade hos Södertälje kommun. Enkelt uttryckt handlar det om en analysfas med nuläges- och behovsanalys, en planeringsfas med fokus på tidsplan, detaljplanering och riskminimering, och en upphandlingsfas. För varje skede i arbetet anpassar vi vår projektgrupp och sätter samman unika team med exakt de kompetenser som behövs, såväl teknisk som kompetens inom outsourcing och upphandling.
Analysfasen inleddes med en second opinion, med granskning och iteration, av det arbete och material som redan var framtaget av kommunen. Där fanns bland annat kommunens IT- och försörjningsstrategi. Analysen genomfördes med både intervjuer, gruppdiskussioner, faktainsamling och raffinering av de samlade insikterna.
Analysfasen, med nuläges- och behovsanalys, innebar:
Att ta fram effektmål för upphandlingen och avtalet
Att dela in och avgränsa upphandlingsområden
Att ta fram förslag till upphandlingsförfarande
Att genomföra riskanalys och förslag till riskreduceringar
Att identifiera nuläget i nuvarande leverans genom intervjuer och befintlig dokumentation
Att intervjua alla kontoren ute i verksamheten för att identifiera behovsbilden som är input till kravformuleringen.
Under planeringsfasen läggs stor del av grunden för upphandlingens framgång. Tidsplaner måste hållas rimliga både för att kunna hållas och för att kunna leverera avtalen i tid, och stort fokus ligger på att reducera och mitigera risker för organisationen och verksamheten.
Planeringsfasen i uppdraget för Södertälje kommun innebar:
Att fastställa övergripande tidsplan för upphandlingen
Att detaljplanera de närmaste faserna för upphandlingen
Att reducera risker utifrån riskanalysen som gjordes i analysfasen
Att fastställa projektorganisationen
Att fastställa projektplan för fortsatt upphandling.
Upphandlingsfasen innehåller många kritiska moment, även när planeringen är välgjord under planeringsfasen. Därför etablerade vi inför upphandlingsfasen för Södertälje kommun en projektorganisation bestående av resurser från både Midagon, Södertälje kommun och deras upphandlingsbolag Telge Inköp. Stort fokus låg på att utforma annonsen och förfrågningsunderlaget för att ge anbudsgivarna bästa möjliga förutsättningar att formulera och leverera det som Södertälje kommun dokumenterat har behov av, enligt behovsanalysen. Givetvis var även relevant utvärdering av leverantörerna en nyckelfaktor i arbetet. För att nyttja marknaden på bästa sätt utifrån Södertäljes nydanande kravbild med bl a SIAM, genomfördes upphandlingen i förhandlad form.
Upphandlingsfasen innebar:
Att etablera projektorganisationen med resurser från Midagon och Södertälje kommun.
Fortsatt riskanalys och -reducering
Framtagande av detaljerad aktivitets- och tidsplan för de olika faserna i upphandlingen
Framtagande av annons
Framtagande av förfrågningsunderlag
Annonsering
Selektering av leverantörer
Utvärdering och anbudspresentationer
Förhandling och due diligence
Tilldelning och avtalstecknande
För att få en stark intern förankring genom hela processen hade projektets styrgrupp medlemmar från olika delar av kommunorganisationen, och alla de verksamheter som hade störst bäring på de nya IT-tjänsterna fanns representerade.
Södertälje kommun har tack vare faktabaserade underlag och ett metodiskt, strategiskt angreppssätt på upphandlingen uppnått de målsättningar som fanns. Effektmålet om reducerade kostnader, som var uppsatt som kortsiktigt KPI, har uppnåtts, och klausuler i avtalet säkrar marknadsmässiga priser över hela avtalstiden. De avtalade tjänsterna är också valbara, flexibla och skalbara för kommunens olika verksamheter, vilket borgar för maximal nytta.
Det mest utmanande av de fyra effektmålen var ”helhetsansvar och enkelhet” som innebar att Södertälje kommun aktivt efterfrågade en SIAM-tjänst. SIAM är än så länge inte någon väletablerad tjänst hos IT-leverantörer vilket gör den svåra att kravställa. Det var viktigt för projektet att lägga ner extra omsorg på att definiera vad man ville uppnå med ett sådant helhetsåtagande och att ta hänsyn till övriga avtal med de leverantörer som ska ingå i tjänsten. Tjänsterna, inklusive SIAM-tjänsten, är idag paketerade standardtjänster i det nya avtalet.
Södertälje kommun värdesatte i uppdraget att Midagon är oberoende och kunde ställa krav på leverantörerna som faktiskt grundade sig på kommunens behov, och inte stod bundna av partnerskap eller beroenden.
