Våren 2015 såldes Ellevio, tidigare Fortum distribution, från Fortum till ett konsortium av nya ägare. Försäljningen innebar att Ellevios verksamhet senast den 1 juni 2017 skulle vara helt skild från Fortum vilket bland annat betydde att Ellevio behövde införskaffa motsvarigheter till alla de IT-tjänster som tidigare levererats från Fortum eller dess externa leverantörer, för att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet.
Midagon (tidigare Kontract) och Copper anlitades för att tillsammans med Ellevio genomföra en analys i syfte att ta fram ett beslutsunderlag inför upphandling och införande av nya IT-tjänster och sedermera även genomförandet av dessa.
Midagon (tidigare Kontract) och Copper har med sina erfarenheter och sin kompetens varit avgörande för att upphandlingsuppdraget kunde genomföras med den höga kvalitet och hastighet som krävdes.
Avskiljningen av Ellevio från Fortum innebar inte bara behov att ersätta befintliga IT-tjänster utan också en möjlighet för Ellevio att se över och optimera dem utifrån de nya interna och externa förutsättningarna. Det var en viktig ledstjärna i analysarbetet som fokuserade på följande områden:
Kartläggning av marknaden och identifiering av lämplig leverantörsprofil
Framtagagande av effektmål för upphandlingen och avtalet
Kartläggning av nuläget inom IT
Indelning och avgränsning av områden i upphandlingen vilket bland annat även innefattade analys av produktionsnära IT-tjänster
Framtagande av grov plan för upphandling och införande
Förslag till sourcingstrategi
Förslag till upphandlingsmodell
Analysen genomfördes genom intervjuer, gruppdiskussioner, faktainsamling och leverantörsträffar som Midagon sammanställde till ett beslutsunderlag. Beslutsunderlaget ger därigenom faktabaserade förslag till mål, omfattning och plan för genomförande av upphandling av IT-tjänster. Ellevio valde att besluta enligt förslaget.
Upphandlingsarbetet startade med att projekt etablerades för att tydligare kunna styra och kvalitetssäkra upphandlingen. Projektetableringen innebar följande:
Etablering av projektorganisation med resurser från Midagon och Ellevio
Genomförande av riskanalys (riskhantering och -planering)
Framtagande av projektdirektiv och projektplan
Framtagande av detaljerad aktivitets- och tidsplan för de olika faserna i upphandlingen
I planeringsarbetet togs även ett business case fram för att i ekonomiska termer konkretisera nyttan med upphandlingen.
Styrande för upphandlingsarbetet och dess olika faser blev valet av upphandlingsmodell – i det här fallet förhandlad upphandling med föregående annonsering enligt LUF (Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster). I första steget gjordes även en selektering av leverantörer eftersom Ellevio sökte en väletablerad samarbetspartner som var professionell och mogen i sin organisation, sin struktur och i sina tjänster. Huvudaktiviteterna i upphandlingen var:
Framtagande av annons
Annonsering
Framtagande av förfrågningsunderlag
Selektering av leverantörer
Anbudstid
Utvärdering och anbudspresentationer
Förhandling och Due Diligence
Tilldelning och avtalstecknande
Upphandlingen genomfördes som en single sourcing, dvs avtal tecknades enbart med en leverantör och dess omfattning var områdena datacenter, kommunikation, arbetsplats, service desk, integration, telefoni, IT-konsulttjänster med option på produktions-IT, systemförvaltning samt ytterligare tjänster inom telefoni.
För att få värdefull information om vilka IT-tjänster som kunde erbjudas av marknaden samt vilka eventuella krav som skulle kunna vara alltför kostnadsdrivande eller felriktade förde vi innan vi skickade ut förfrågningsunderlaget en dialog med utvalda leverantörer. Detta gav viktigt input till kravarbetet.
Utvärderingen tog sin grund i effektmålen:
Kort sikt
En kostnadseffektiv leverans av hela IT-miljön och relaterade tjänster
Uppföljningsmöjligheter som gör leveransens kvalitet och kostnader tydliga, transparenta och påverkbara
Lång sikt
Ökad skalbarhet (både upp och ner) och förändringskapacitet
Kostnadseffektivitet
Rätt driftnivå
Kundnöjdhet
Upphandlingen följde den fastställda tidsplanen och avtal kunde tecknas utan någon överprövning.
Etablering av leverantör och implementation av avtalet genomfördes i linje med nedanstående huvudaktiviteter:
Framtagning av projektplan under ledning av ny leverantör
Fördjupad/reviderad Risk- och konsekvensanalys tillsammans med vald leverantör
Transition i enlighet med projektplan inklusive tester
Framtagande av samverkanshandbok
Utvärderingsanalys som har sin grund i kortsiktiga KPI:er samt rapport
Upphandlingen och etableringen av upphandlade och avtalade tjänster har möjliggjort att Ellevio, efter separationen från Fortum, kunnat fortsätta med sin kärnverksamhet samt uppnått det kortsiktiga KPI:et avseende kostnadsreduktion.
Utöver det har Ellevio ökat sin kunskap om marknaden, kravställning och leverantörsstyrning vilket är en bra plattform för leveransen av IT-tjänster under framtida avtalsperiod.
Återkopplingen från verksamheten om genomförandet av leverantörsetableringen är att det har skett i stort sett störningsfritt och med hög kvalitet, vilket visar på en stor verksamhetsnytta.
Ellevio är ett av Sveriges största elnätsföretag. Företaget ser till att elen kommer fram till mer än 900 000 hem och arbetsplatser från Halland i söder till Hälsingland i norr. Ellevio ansvarar därför för en mycket viktig och kritisk del av landets infrastruktur, och det är av yttersta vikt att verksamheten och alla dess stödsystem fungerar felfritt dygnet runt, året om. Totalt har Ellevio drygt 400 anställda och sysselsätter cirka 3 000 personer runt om i Sverige.
