Risken att upphandla ingenting - 3 utmaningar vid Telefoniupphandling

Att genomföra en telefoniupphandling kan ibland vara lättare sagt än gjort. Vi har sett olika typer av utmaningar hos våra kunder vid denna typ av upphandling. Detta har gjort att vi sammanställt denna artikel som beskriver tre olika utmaningar vid telefoniupphandlingar. 

Att genomföra en telefoniupphandling kan ibland vara lättare sagt än gjort. Vi har sett olika typer av utmaningar hos våra kunder vid denna typ av upphandling. Detta har gjort att vi sammanställt denna artikel som beskriver tre olika utmaningar vid telefoniupphandlingar. 

I många fall när en telefoniupphandling ska genomföras så äger eller leasar kunden en stationär, äldre variant av växellösning. Det är heller inte ovanligt att kunden sitter på ett relativt dyrt serviceavtal, med ett stort antal fasta telefoner samt en telefonist- och kontaktcenterlösning. Utöver den fasta telefonin har man även ett befintligt mobilt operatörsavtal som gäller i ett antal år framöver och ligger utanför själva telefoniupphandlingen. 

Kunden vill minimera eget ägande samt driftansvar genom att upphandla en molnbaserad standardlösning utan specialanpassningar. Lösningen ska erbjuda ökad mobilitet där användarna slipper sitta vid sitt skrivbord samt en flexibilitet som möjliggör upp- och nedskalning av funktion och användare. Läs mer om vad som menas med Sourcing & Outsourcing här.

Detta är ibland lättare sagt än gjort. Nedan beskrivs några av de utmaningar som i värsta fall kan innebär att organisationer bibehåller ett utdaterat arbetssätt, minimerar konkurrens och även motarbetar flexibiliteten som en modern molntjänst erbjuder. Dessa utmaningar dyker gång på gång upp i de dialoger vi för med kunder på detta område. 

Utmaningar 

Utmaning 1 

Om man kravställer att befintliga fasta telefoner ska kunna nyttjas i den nya upphandlade lösningen minimerar man ofta möjligheten att samma tekniska lösning faktiskt ska kunna fungera på någon annan plattform. Detta på grund av för gammal teknologi som inte kan integreras i de nya tekniska lösningarna. Det här alternativet kan därför bli både dyrare och mer omfattande då de fasta telefonerna måste nyinvesteras. Läs mer om varningstecken och när ni bör uppdatera er on- och offboarding här.

Förslag på lösning 1 

Utvärdera behovet av antalet fasta telefoner. Kan de ersättas av mobiltelefoner eller softphones? Det som i första fasen av inventeringsarbetet var ”massor” med fasta telefoner brukar vid en grundligare genomgång ofta visa sig vara ett fåtal som faktiskt behövs och nyttjas. 

Utmaning 2 

I det fall man inte upphandlar mobila operatörstjänster samtidigt som ny växeltjänst, har man i princip uteslutit mobila molnväxeltjänster från alla utom möjligen den befintliga mobiloperatören. 

Förslag på lösning 2 

Samordna upphandling av både växel- och mobil operatörstjänst så skapar man bästa förutsättningar för en bra konkurrenssättning oavsett mobil molnväxeltjänst eller traditionell växeltjänst. 

Utmaning 3 

En för specifik och tuff kravställan som baserar sig på dagens arbetssätt riskerar att utesluta vissa växellösningar samt skapa framtida tekniska inlåsningseffekter då lösningen sannolikt blir specialanpassad. 

Förslag på lösning 3 

Identifiera era speciella funktionella behov. Nyttja gärna en extern part som remiss i det arbetet för att minimera risken att bli hemmablind. Skapa ett enkelt kravunderlag ”RFI”* som beskriver era unika utmaningar och bjud in ett antal leverantörer som får visa sina lösningar på ert underlag. I RFI underlaget ska det tydligt framgå att ni eftersöker en standardlösning och i det fall en leverantör erbjuder en specialanpassad lösning ska detta framgå. 

Om ni börjar med att lösa dessa utmaningar så kan ni därefter enklare ta fram ett upphandlingsunderlag anpassat för privat eller offentlig sektor där era behov tydligt definieras. 

Tips! Läs även: En genomtänkt IT-sourcingstrategi – en avgörande komponent för ett väl fungerande IT-stöd

Och kom ihåg, för att ni ska slippa vara efterkloka är vi på Midagon förekloka och hjälper er gärna i er framtida telekommunikationsupphandling. 

Vill du veta mer? Kontakta oss här.