Rätt kompassriktning från start – förstudien visar vägen till ett lyckat ERP-projekt

Investerar ditt företag mycket tid och pengar på omfattande ERP- och IT-transformationer med målet att förbättra effektiviteten, produktiviteten och konkurrenskraften? Midagon har lång erfarenhet av att framgångsrikt stötta organisationer att lyckas med sina ERP- och IT-transformationen. En nyckel till framgången heter ”Förstudien”.

Eftersom projekten ofta är komplexa, långa och kostsamma är det avgörande att ha en väl genomförd förstudie på plats innan implementeringen påbörjas. En bra förstudie minimerar risker, skapar samsyn och lägger grunden för ett lyckat resultat. 

En förstudie kan liknas vid en orienteringskarta. Utan en tydlig bild av var vi är, var målet är och hur vägen mot målet ser ut riskerar man att gå vilse. Den som går vilse går alltid för långt! Med en detaljerad förstudie har man en karta och kompass som guidar organisationen i rätt riktning mot målet.  

1. Skapa en korrekt nulägesbild 

En av de mest kritiska delarna av en förstudie är att skapa en korrekt nulägesbild av organisationens befintliga miljö. Detta innebär att kartlägga system, applikationer, processer och organisatoriska strukturer. Det är lätt att underskatta vikten av denna analys, men att få en detaljerad förståelse för nuläget är en förutsättning för att kunna identifiera vilka områden som behöver förbättras. 

Tänk på förstudien som ditt företags karta och kompass för att kunna navigera mot det utsatta målet. Utan den finns risken att gå i cirklar och fatta beslut baserade på antaganden i stället för fakta. 

Se till att få en heltäckande nulägesbild genom att involvera nyckelpersoner och dokumentera existerande processer och system. 

1.1 Vikten av kommunikation och förankring 

Att skapa en nulägesbild är inte bara en teknisk process, utan också en kommunikationsfråga. Att få alla berörda parter att förstå och acceptera den nulägesbild som tas fram är avgörande för projektets fortsatta framgång. Om medarbetare och ledning har olika uppfattningar om nuläget leder det till missförstånd och motstånd mot förändringar. 

Kommunikation fungerar som kartans teckenförklaring. Om den saknas eller misstolkas blir orienteringen betydligt svårare. 

Kommunicera och förankra förstudien genom att använda workshops, avstämningsmöten och interaktiva presentationer. 

1.2 Ta in flera perspektiv 

Ett vanligt misstag i förstudier är att fokusera enbart på IT- och systemaspekterna, utan att beakta organisationens olika funktioner, roller och verksamhetsmål. För att få en heltäckande bild bör flera perspektiv tas in: 

• Ledningens perspektiv: Strategiska mål och förväntningar på transformationen. 

• Användarnas perspektiv: Dagliga utmaningar och förbättringsområden. 

• IT-avdelningens perspektiv: Systemarkitektur, integrationer och tekniska utmaningar. 

• Olika avdelningars perspektiv: Kostnadsbild, budget och förväntade besparingar och arbetssätt 

• Kundernas perspektiv: Nytt sätt att interagera med företaget visuellt och processmässigt. 

En förstudie som saknar flera perspektiv är som att försöka navigera i okänd terräng utan att ta hjälp av andra som redan känner till vägen. 

Säkerställ att förstudien involverar flera delar av organisationen och kunder och leverantörer för att identifiera både risker och möjligheter tidigt. 

1.3 Midagon och förstudier 

Att genomföra en IT- eller ERP-transformation utan en välgrundad förstudie är som att bege sig ut i skogen på en orientering utan karta och kompass. Risken är stor att gå vilse, fatta fel beslut och i slutändan få betala dyrt för misstag som kunde ha undvikits. Den som går vilse går alltid för långt. På Midagon har vi erfarenheten och förmågan att se till att förstudien blir gjord på rätt sätt och skapar goda förutsättningar för lyckade ERP-implementationer och IT-transformationer.  Se förstudien som en investering – den lägger grunden för en lyckad transformation och minimerar risken för kostsamma misstag.