Nyckeln till en effektiv leverantörs- och avtalsstyrning

Midagon hjälper er med en analys av hur er styrning för leverantörer och avtal fungerar idag, och ger er rekommendationer kring vilka områden som kan förbättras.

I detta blogginlägg presenteras hur vi på Midagon arbetar med analys leverantörs- och avtalsstyrning.

Bakgrund till analys leverantörs- och avtalsstyrning 

När vi pratar med företag och kunder visar det sig att många inte har full koll på hur väl deras sourcingleverantörer och sourcingavtal presterar i relation till vad som faktiskt överenskoms när avtalet tecknades. Kunderna har ett flertal avtal med en löptid på flera år, samtidigt som de har bristfällig avtalsöversikt eller saknar en avtalsdatabas. Dessutom ökar osäkerheten kring hur väl avtalet följs desto fler år avtalet löpt. 

Det är också vanligt att den som en gång tecknade avtalet har slutat på företaget, och att överlämning av avtal med tillhörande ansvar och skyldigheter därför inte genomförts ordentligt. Att ens hitta rätt avtal kan då vara utmanande. Läs mer om rädslan för leverantörskontakt under upphandling här.

Känns detta igen? Då har vi inte ens berört de viktiga kärnfrågorna ännu – när ska avtalet omförhandlas? Eller till och med sägas upp? 

Det finns många skäl att säga upp ett avtal och byta leverantör helt och hållet, istället för att omförhandla. Marknaden utvecklas hela tiden och nya, modernare tjänster publiceras, som dessutom är mer kostnadseffektiva än de som är avtalade med den nuvarande leverantören. Då finns det ingen anledning att stanna kvar hos den befintliga leverantören. Om denne inte följer det som är avtalat, är även det en god anledning till att byta leverantör när avtalstiden närmar sig sitt slut. 

Det är lätt att missa att vissa avtal behöver sägas upp ett antal månader innan avtalets sista giltighetsdag. Då riskerar avtalet att löpa på i ett år till, med samma leverans som innan. Man behöver alltså vara påläst om hur avtalet är utformat gällande uppsägning eller option på förlängning. 

Om man även ska baka in sina dagliga arbetsuppgifter i detta så att verksamheten rullar på, bör man kanske börja tänka på att lägga över leverantörs- och avtalsstyrningen på en extern part, så att man kan koncentrera sig på sina kompetenser och huvudarbetsuppgifter i det dagliga arbetet. Läs mer om att genomföra en effektiv IT-upphandling här.

Hur vi kan hjälpa er 

Midagon hjälper er med en analys av hur er styrning för leverantörer och avtal fungerar idag, och ger er rekommendationer kring vilka områden som kan förbättras. Vi kartlägger de risker vi ser i era avtal, samt kontrollerar hur väl leverantören följer det ni faktiskt avtalat om och betalar för. Vi undersöker även hur väl er egen beställarorganisation leder arbetet med leverantören och vad som kan vidareutvecklas. 

Vår erfarenhet och våra återkommande uppdrag gör att vi ständigt håller oss uppdaterade kring leverantörsmarknaden. Vi har mångårig erfarenhet av att ha arbetat som både rådgivare och upphandlare inom IT-sourcing, och ser stora fördelar med att tidigt implementera tydliga arbetssätt och processer inom avtals- och leverantörsstyrning. Det måste vara tydligt vem som äger respektive avtal, och det måste vara tydligt definierat och överenskommet vad avtalsägandet innebär. 

Läs även: Vad menas egentligen med Sourcing & Outsourcing?

Värdet med tjänsten 

Värdet med tjänsten ”Analys leverantörs- och avtalsstyrning” är, förutom vår långa erfarenhet som rådgivare och upphandlare, att vi ger er en styrmodell kring era avtal. Syftet är att ge er bättre kontroll över hur väl era leverantörer lever upp till avtalen. 

Vi ger er en överblick över alternativa leverantörer och deras profilering som matchar era behov. Detta ger er god kunskap om valmöjligheterna, vilket gör att ni i god tid kan börja planera för omförhandling eller uppsägning av avtalet. Vi ger er även en slutrapport och en handlingsplan med både kort- och långsiktiga förbättringsrekommendationer avseende styrningen av era leverantörer och avtal. 

Vill du veta mer? 

Låter detta intressant? Vill du veta mer om hur vi gjort detta för andra kunder och ta del av deras erfarenheter och vinning av analysen? Kontakta gärna oss på Midagon så berättar vi mer. 

Genom att jobba med avtal och tjänster proaktivt, samt genom att aktivt följa upp sina leverantörers tjänsteleveranser uppnås en effektiv leverantörs- och avtalsstyrning.