Står du inför årets verksamhetsplanering? I den här artikeln får du tips på hur ni kan konkretisera era förslag, skapa ett internt samarbete och etablera förslagen i verksamheten.
I många traditionella företag så genomförs under hösten en verksamhetsplanering där kommande år planeras med aktiviteter och ger underlag till verksamhetens budget. En del aktiviteter genomförs inom verksamheten och andra aktiviteter är utvecklingsaktiviteter vi skulle kunna benämna behov.
Dessa verksamhetsbehov ska realiseras av utvecklingsteam vilket vi kallar delivery i artikeln.
I många fall så har dock inte ett samarbete etablerats mellan verksamheten och delivery, vilket får till följd att verksamheten inte får sina prioriterade behov tillgodosedda. På delivery så kanske man inte har förstått verksamhetens riktiga behov då man inte har haft ett samarbete och dialog för att kunna förstå detta. Så hur kan detta samarbeta förbättras? Läs mer om agila metoder och hur de kan skapa effektivitet och flexibilitet här.
För att delivery till fullo ska förstå verksamhetens behov så behöver ett samarbete etableras där behoven kan konkretiseras och brytas ner av delivery. Efter att delivery förstår behovet så behöver behovet få ett estimat. Detta första estimat kommer inte att kunna vara så träffsäkert och det kan med fördel estimeras genom ett intervall, tex mellan 500 – 1000 timmar. Ju mer delivery förstår vad och hur detta ska implementeras desto mer precist kan estimatet bli.
Från delivery krävs en transparens kring hur man avser att uppnå verksamhetens behov. Det kan vara i form av en strategisk/taktiskt roadmap där man bryter ner behoven till leverabler i form av epics och features som visar hur behoven över tid kommer att levereras.
Hur behoven ska realiseras går att visa i en strategisk roadmap. Denna roadmap är inte statisk på något sätt utan rör ständigt på sig under tiden som utveckling pågår. För att få denna ögonblicksbild så behövs en källa som används både strategiskt, taktiskt och operativt.
En taktisk roadmap men en tidshorizont på ca 3 månader har mer detaljer och är mer träffsäker än den långsiktiga roadmapen då teamen har satt sig in och förstår mer kring vad som ska levereras.
Den operativa planen för ett agilt team kan tex vara en sprint som teamet planerar.
För verksamheten så behöver man ha möjlighet att kunna följa upp respektive behov och se den verkliga kostnaden per behov. För att kunna fatta rätt beslut så måste detta data finnas tillgängligt hela tiden. Det kräver i sin tur att all utveckling som är relaterad till ett behov är rätt kopplat hela vägen.
Under utveckling så är det viktigt att få en ögonblicksbild över hur det går både vad gäller progress och kostnader kopplade till respektive behov som realiseras. Utifrån verksamhetsplanen och budgeten så finns en tanke kring värdet av ett behov och även en estimerad kostnad för respektive behov.
Även om utvecklingen av att tillgodose ett visst behov inte är 100% klart så är det viktigt att förstå de upparbetade kostnaderna. Om kostnaden för ett behov är 200% av budgeterade kostnader och behovet har tillgodosetts till 60%, så kan de viktigaste delarna av behovet blivit tillgodosett redan. Att då ta ett beslut att stoppa utvecklingen kan vara det som är mest rätt att göra i det läget, givet att det då finns viktigare behov att realisera.
Det skulle även kunna vara så att den upparbetade kostnaden har blivit väldigt hög, och att det värde som initialt beräknats för detta nu omprövas, vilket gör att värdet blir betydligt mindre än vad kostnaden beräknas bli. I det fallet kan det vara bättre att stoppa utvecklingen helt, trots att inte något värde har nåtts. Istället för att fortsätta utveckla och driva kostnader.
Att kunna se hur ett behov planeras att implementeras och få koll på hur arbetet exekveras samt ekonomisk uppföljning borde vara en självklarhet i alla organisationer. Trots det så har det av olika anledningar blivit så att, för verksamheten, är utveckling av produkter och tjänster lite av en svart låda där man hoppas att få ut något av det man planerade under sin verksamhetsplanering. För att komma till rätta med det så krävs transparens och att verksamhet och delivery arbetar tillsammans.
Det kan finnas ett visst motstånd till transparens inom vissa organisationer då det kan finnas en oro för att transparens innebär att tex chef går in och tolkar detaljer fel vilket kan leda till att felaktiga beslut fattas. I ett agilt arbetssätt så krävs ett högt förtroende för alla olika delar som samverkar.
En analogi som skulle kunna användas från den verkliga världen är om du vill bygga om hemma och anlitar ett byggföretag. Du vill såklart veta allt om hur kostnader fördelar sig och vad man planerar att göra och när. Men du kommer inte att gå och kontrollera och dra i elkablar för att se att elektrikern har kopplat rätt utan förutsätter att det företag du har anlitat har den kompetens och erfarenhet som krävs för att det ska bli korrekt utfört.
Kontakta oss så stöttar vi dig med objektiv rådgivning.
Hur kan du som ledare använda den agila metodiken? Läs vår artikelserie Agilt ledarskap här.
Här kan du läsa mer om fördelarna med Tvärfunktionella team Läs mer om Tvärfunktionella team här.
Agila metoder har revolutionerat sättet som organisationer hanterar projekt och utvecklar produkter. Ursprungligen framträdde de inom mjukvaruutveckling, men har sedan ...
Läs bloggen
Vad är en agil leverans? Och hur går det till? I denna artikel förtydligar vi processen genom ett fiktivt kundcase. ...
Läs bloggen
I dagens snabbt föränderliga affärsvärld står företag inför ständiga utmaningar när det gäller att anpassa sig till nya krav och ...
Läs bloggen
