Framgångsrik projektledning i transformationsprojekt

Väl utförd projektledning är A och O för att ro en transformation i hamn. Struktur och tydliga ramar gör att ni undviker kostsamma misstag och långsamma processer. Så hur kan ni få en framgångsrik projektledning under er transformation?  

Står ni inför en transformation av något slag? Som exempelvis förändring, omvandling eller ombildning av system? För ett framgångsrikt resultat måste projektledaren ha förmågan att starta upp och tillse att projektet går i mål. Dessutom ska alla resurser i projektet vara medvetna om ramarna som finns. Är dessa bitar på plats får ni ett resultat som förbättrar era förmågor inom både IT- och affärsverksamhet.  

Nedan går vi igenom projektledning i korta ordalag och hur viktig rollen är under transformationsprojekt.  

Utmaningen med att leda ett transformationsprojekt 

Att hålla fokus på målen, budgeten, riskerna och resurserna är viktigt under både uppstart och under hela transformationsprojektet. Det bidrar till projektets framgång och det är projektledarens ansvar. Projektledaren ska dessutom hålla ögon och öron öppna för andra förändringar, både interna och externa, som kan påverka transformationen.  

Det är inget enkelt jobb och tyvärr är försenade och kostsamma transformationsprojekt mer regel än undantag. Men det går att få ner kostnader och onödig tid. 

Vad ska projektledaren tänka på? 

En projektledare har en central roll i att säkerställa att ett projekt levereras i tid och inom budget. Här är några viktiga steg för att uppnå detta: 

• Initiering och planering: Förstå projektets mål och krav och skapa en detaljerad projektplan som inkluderar tidslinjer, resurser och budget. Det är också viktigt att identifiera risker och utmaningar i förväg. 

• Kostnadshantering: Projektledaren ska ha koll på budget genom att övervaka kostnader noggrant. Prioritera de kostnadsdrivande aktiviteter som är viktiga för projektets framgång. 

• Tidsstyrning: Projektledaren måste skapa en realistisk tidslinje baserad på projektets omfattning och resurser. Den ska följas upp och tidslinjen måste justeras när projektet fortskrider. Det är viktigt att hantera förseningar så tidigt som möjligt.  

• Kvalitetskontroll: Projektledaren ska se till att resultatet uppfyller de krav som finns på kvalitet. 

• Kommunikation och samarbete: Projektledaren ska hålla alla intressenter informerade om projektets framsteg. Samt få samarbetet med teamet och andra berörda parter att fungera så att det går att lösa problem och utmaningar. 

Experternas 4 tips: Framgångsrikt ledarskap i ett transformationsprojekt 

För att få ett framgångsrikt projekt krävs framgångsrikt ledarskap. På Midagon arbetar seniora konsulter dagligen med att projektleda och ge objektiv vägledning till komplicerade transformationer.    

4 tips från experterna: 

1. Planera omsorgsfullt

   Man kan inte nog betona vikten av att planera i ett projekt och att ta fram en tydlig projektplan. Några punkter att fundera över när du ska ta fram din projektplan: 

   • Bakgrund till projektet, dvs varför ska ni utföra ett transformationsprojekt? 

   • Vilka mål som projektägaren/beställaren ser framför sig (vad skall levereras och transformeras)? 

   • Vad står det i avtalet med leverantören? 

   • Vilka kompetenta resurser behövs, både i projektgrupp och i styrgrupp. Vilka specialister har beställaren att tillgå? Behövs det resurser som inte finns i organisationen?  

   • Finns det andra projekt som kan påverka detta projekt? 

   • Vilken budget finns? 

   • När måste projektet vara slutlevererat? 

   • På vilket sätt skall projektet genomföras - traditionellt, hybrid eller agilt? 

2. Anpassa ledarskapet 

   Som projektledare är det viktigt att engagera sig i projektet men också att ha respekt för att resurserna är de som är specialister inom sitt område. En projektledare ska inte ta över deras arbete utan berömma de som deltar i projektet. Det är viktigt att de får veta att de gör ett bra jobb.  

    

   Om det blir problem i projektet mellan projektmedlemmar eller att progressen inte går framåt, ta tag i det så snart det bara går.  Att leda och motivera ett team genom en stor förändringsprocess kan vara en utmaning i sig, och projektledaren kan behöva utveckla och använda olika ledarskapsstilar för att hantera olika situationer och personligheter. 

3. Hantera förändringsmotstånd

   Transformationsprojekt innebär förändring både i form av förändrad teknik men även i form av nya arbetssätt. Människor är vanligtvis ovilliga att förändra sig och kan vara rädda för det okända eller hur förändringen kommer att påverka dem personligen och deras arbete.  

    

   Underskatta inte motståndet utan förbered för att projektet kommer att behöva hantera förändring. Kommunikation och transparens i projekt är viktigt för att fler personer ska känna sig motiverade! Inte bara projektmedlemmar och styrgruppsmedlemmar utan även med medarbetare som påverkas av arbetet och resultatet av arbetet. De behöver få information om projektet och få insyn i varför transformationen utförs och vad det innebär för förbättringar.  

    

   En kommunikationsplan kan vara en god hjälp under projektet för att få kontinuitet i kommunikationsflödet och kommunicera om rätt saker i rätt tid och i rätt forum. 

4. Använda styrgruppen

   Genom att ge tydlig ledning, vägledning och stöd spelar styrgruppen en avgörande roll i att säkerställa att projektet genomförs framgångsrikt och att det levererar de önskade resultaten för organisationen.   

    

   Vid första styrgruppsmötet bör ni ha gjort en tydlig agenda så att medlemmarna vet vad som förväntas av dem, t ex om beslut ska tas om projektplanen. Något som brukar uppskattas är att beskriva vilka förväntningar som projektledare har på styrgruppen och vad styrgruppen kan förvänta sig av projektledaren.  Vid varje styrgruppsmöte är det också vitalt att fundera på om projektet skall fortlöpa, pausas eller läggas ner.  

    

   Sen är det dags att knyta ihop säcken genom att skriva en slutrapport som styrgruppen får ta beslut om. Där är det viktig för att se om målen har blivit uppfyllda, har budgeten hållits, hur har det gått med tidsramarna för projektet samt att samla ihop projektets reflektioner.