Ett projekt där målet är att implementera ett nytt ERP-system är ett av de mest omfattande förändringar ett företag kan ta sig an. Det nya ERP-systemet ska integrera alla affärsprocesser och skapa en plattform för alltifrån datahantering till beslutsfattande. För att lyckas med en implementering av detta slag krävs både gedigna projektplaner, och tekniska lösningar.
En av de vanligaste fallgroparna som kan leda till att ERP-projektet inte lyckats samt att företaget inte får ut förväntad effekt av det nya systemet, är otillräckligt förändringsledning. Tanken med detta blogginlägg är att vi fördjupar oss i de utmaningar som kan uppstå vid förändringsledning i en ERP-implementering, och hur man hanterar samt undviker dessa fallgropar.
Att leda människor genom förändringar, och få dem att både acceptera och anamma nya verktyg, system, processer och arbetsmetoder är vad föreningsledning syftar till. När vi har tagit beslut om att implementera ett nytt ERP-system innebär detta stora förändringar i arbetsflöden, processer, ansvarsområde och dylik. Det påverkar oftast hela organisationen som måste anpassa sig till ett nytt system, nya processer och nytt sätt att arbeta.
Ett stort hinder vid systemimplementeringar är att motstånd hos medarbetare. Människor tenderar att ha en naturlig skepsis mot nya system och förändringar, specifikt om de känner en osäkerhet kring hur de kommer att påverkas. Motståndet som då skapas kan bland annat påvisas med allt från öppen kritik till förändringarna och det nya systemet, till mer passivt motstånd som exempelvis att slutanvändarna aktivt försöker att använda det nya systemet.
Bristande kommunikation ligger ofta till grund för att ett motstånd finns hos de anställda. Det är viktigt att de anställda förstår anledning till att ett nytt system är nödvändigt, samt hur det kommer att gynna företaget i sin helhet, och de som användare. Om de inte förstår anledningen, är det mindre sannolikt att de anställda kommer att acceptera systemet och de kommande förändringarna, vilket kan påverka både implementeringsprojektet och effekterna av det nya systemet. Exempel på bristande kommunikationen kan vara otillräcklig information, otydliga budskap och att medarbetarna inte involveras i projektet tidigt. Det skapar osäkerhet, oro och ryktesspridning inom organisationen, som i sin tur tenderar att undergräva hela förändringsprocessen.
Era medarbetare behöver en gedigen utbildning samt ett kontinuerligt stöd, om de ska kunna det nya ERP-systemet på ett effektivt sätt. När det gäller frågan om utbildning kan en undermålig utbildning leda till både frustration och ineffektivitet. Det kan leda till att skapa en negativ attityd mot systemet och denna attityd kan vara svår och utmanande att vända. Slutanvändarna måste känna sig trygga att navigera och använda systemet, lyckas inte företaget att säkerställa detta finns en stor risk att slutanvänd undviker det nya systemet och håller sig heller inte till de nya processer och arbetssätt som satts upp.
Ledarskapet både på en strategisk och taktisk nivå är avgörande i förändringsprocessen. Om ert företag, på ledningsnivå, inte har det engagemang och kunskap som krävs inom förändringsledning tenderar de att skicka ut felsignaler till resten av organisationen. Ledarna måste inte bara stödja det ERP-projektet, det nya systemet och förändringen i sig, utan det måste aktiva delta i kommunikations- och utbildningsinsatser som krävs för att lyckas med implementationsprojektet.
Varför är ERP-implementeringen nödvändig och hur ska den gynna ert företag? få dina medarbetare att sträva åt samma håll och tro på förändringsarbetet genom att förmedla en tydlig vision tidigt i projektet. Visionen bör sedan kontinuerligt och konsekvent kommuniceras ut inom företaget. Ett tips är att försöka involvera dina medarbetare i att utveckla visionen, då det tenderar att öka deras engagemang samt deras acceptans av visionen och kommande förändringar.
För att säkerställa att alla anställda förstår och kan använda det nya systemet är det viktigt att investera i och ta fram ett omfattande utbildningsprogram, särskilt för ett omfattande ERP-projekt. Skräddarsydda utbildningarna är bäst, som är utformade efter både olika typer av roller och avdelningar. Lyckas ni med detta kommer era slutanvändare känna att ni tagit hänsyn till specifika behov och utmaningar. Utbildningarna bör vara på processnivå ned till detaljnivå.
Ledare inom företaget bör ta aktiva roller och stå i främsta ledet när det handlar om att förespråka det nya ERP-systemet och de förändringar som kommer med det. Ledarna bör inte bara lyfta och kommunicera fördelarna med det nya systemet utan det bör även delta i utbildningsinsatser. Det är också viktigt med ett tillgängligt ledarskap, där era medarbetare kan svara på frågor, samt att de kan lyfta och adressera den oro som finns.. Lyssna på deras åsikter. För att skapa tillförlitlighet är ett engagerat ledarskap i förändringsprocessen måste ni ledare visa att ni hör deras tankar och står bakom förändringarna och systemimplementeringen.
Ett dedikerat team för förändringsledningen är avgörande för en lyckad ERP-implementation. Teamet kan hjälpa till att driva och stödja förändringsprocessen både i projektet och i organisationen. Teamet i sig bör bestå av olika delar av organisationen. Samma team bör ha fullt ansvar för att planera, genomföra och följa upp alla förändringsaktiviteter. Ett förändringsledningsteam kan också fungera som en länk mellan projektledningen, och slutanvändarna. På så vis kan ni säkerställa att feedback och oro som finns i organisationen adresseras och hanteras på ett effektivt sätt.
Förändringsprocessen och arbetet kring förändringsledningen slutar inte efter att ERP-systemet är implementerat. Det kommer fortsatt vara viktigt att kontinuerligt följa upp och utvärdera hur systemet och förändringarna har tagits emot av slutanvändarna. Glöm inte heller bort att följa upp hur väl slutanvändarna anpassat sig till det nya systemet, processer och arbetssätt. Har ni ett regelbundet arbetssätt för att samla in och hantera feedback, för att sedan göra justeringar. kan ni säkerställa för att förändringsprocessen fortsatt är effektiv samt att eventuella problem adresseras i tid och till rätt mottagare.
För en framgångsrik ERP-implementering är förändringsledning avgörande. Genom att ni förstår förändringsledning och de utmaningar som kan uppstå inför och under ett ERP-projekt, såom bristande kommunikation, motstånd hos slutanvändarna, undermålig utbildning, ledarskapets engagemang och dylikt, ökar ni era chanser till att lyckas genomföra ett framgångsrikt ERP-projekt. Att få till en väl genomförd förändringsledning kommer inte bara underlätta övergången till det nya ERP-systemet, utan det kommer öka anpassningsförmåga inom er organisation samt att ni kommer skapa en kultur där ni arbetar med kontinuerliga förbättringar.
Vill du ha hjälp att bygga en stabil och trygg förändringsledning i ert ERP-projekt? Ta hjälp av våra oberoende experter som kan stötta er hela vägen.
SDK är ett tryggt, enkelt och säkert sätt att utbyta information digitalt och meddelanden mellan aktörer i offentlig sektor. Men ...
Läs bloggen
