Förändringsledning - en viktig pusselbit vid digitalisering

Med förändringsledning avser vi ett strukturerat sätt att vägleda individer, grupper och organisationer från sin nuvarande situation till ett önskvärt framtida läge. Genom att få organisationen att förstå varför förändring är nödvändig kan man åstadkomma beteendeförändringar som i sin tur kan bidra till bestående förändringar och beteendemönster. 

Många projekt har som syfte att effektivisera verksamheten och genom detta genomföra kostnadsbesparingar. Ofta kan projekten handla om att digitalisera flöden som är helt eller delvis manuella. En viktig aktivitet som måste ingå är förändringsledning, vilket i många fall är lättare sagt än gjort. För att betona förändringsledningens betydelse har vi därför skrivit denna artikel som belyser viktiga pusselbitar vid digitalisering. 

Vad är förändringsledning? 

Med förändringsledning avser vi ett strukturerat sätt att vägleda individer, grupper och organisationer från sin nuvarande situation till ett önskvärt framtida läge. Genom att få organisationen att förstå varför förändring är nödvändig kan man åstadkomma beteendeförändringar som i sin tur kan bidra till bestående förändringar och beteendemönster. 

Varför är det viktigt? 

Utan förändringsledning riskerar ett projekts effektmål att inte bli uppfyllda enligt uppsatt tidsplan. Det är inte helt ovanligt att styrgruppen underskattar behovet av förändringsledning. Detta kan i sin tur påverka att hela transformationsperioden drar ut på tiden, samt att den uppsatta budgeten skjuter i taket – hela projektets effektmål kan med andra ord gå om intet. 

För att belysa viktiga pusselbitar vid förändringsledning tar vi upp några viktiga delar nedan som behöver tas i beaktande. 

Möjligheter 

Vid en digitalisering eller införande av nya IT-stöd finns det många möjligheter som man måste ta höjd för som organisation. Det kan gälla allt från hur en process förändras, hur man förvaltar den nya processen och hur skall man ändra arbetssätten? 

Det är här medarbetare och ledning gemensamt behöver se till de nya möjligheterna. Hur skall verksamheten förflytta sig då de har ett väl inarbetat arbetssätt som pågått i många år som behöver förändras? Detta kan göras genom exempelvis föreläsningar, workshops, grupparbeten för att tillsammans finna den bästa vägen framåt inom organisationen. 

Vad förändras och hur skall verksamheten jobba framöver? 

Innan en digitalisering skall genomföras är det en fördel att dokumentera det nuvarande arbetssättet, vilka resurser som genomför arbete och de eventuella IT-stöd som ingår i en processkarta. 

Under digitaliseringen kan man sedan ta fram en ny processkarta för att se vilket förväntat framtida läge det kommer att bli både gällande arbetssätt, resurser och IT-stöd. Den nya processkartan kan man därefter använda vid diskussioner och arbete framgent för att förändra arbetsprocessen. Glöm inte bort att det också skall vara hållbart! 

Medarbetare 

Vid förändringar som rör ett fåtal medarbetare är det viktigt att dessa får delta på möten där man diskuterar det framtida arbetssättet. På detta sätt kommer medarbetarna att få en chans till delaktighet med förslag till sin egen förändring.  

Om det rör många medarbetare måste man se till hur dessa på ett enkelt sätt kan bli delaktiga. Det är viktigt att ha med sig alla medarbetare som skall få förändrat arbetssätt, oavsett om det gäller möten, utbildning eller föreläsningar. 

Man får inte glömma bort att involvera förvaltningen av den nya processen, finns det utpekade specialister som behöver utbildas i en ny roll för det förändrade arbetssättet som man faktiskt har tagit fram? 

What’s in it for me? 

Det är en fråga som ofta kan ställas vid förändringar- what’s in it for me? Hur förändras arbetssättet och vilka nya, ofta mer utmanande, arbetsuppgifter kan medarbetaren också få i sin palett av olika åtaganden? 

Detta är också en viktig del att arbeta med, både ur ett ledningsperspektiv men också hela vägen ner på individnivå. 

Kommunikation, kommunikation, kommunikation 

Glöm inte bort kommunikation! Gör tidigt en intressentanalys – vilka medarbetare blir påverkade av förändringen? Vilka tror vi kan påverka förändringen, både positivt och negativt. 

Både innan, under och efter en digitalisering behövs kommunikationen i samband med att man skall göra förändringsarbetet. 

Här har vi en möjlighet att höra in medarbetarnas förslag till förändring, men också vilka risker de ser. Ibland upplevs förändringar som hot, och viss osäkerhet kan finnas kring hur man skall jobba framöver. 

Medarbetaren har ett upparbetat arbetssätt som man behärskar, och oro kan finnas för om hen skall förstå och kunna ta till sig det nya sättet. Viss oro kan också finnas kring eventuella nedskärningar i organisationen som kan behöva bemötas. Det finns en person bakom varje medarbetare som kan behöva ha extra stöttning under förändringens gång. 

Behöver ni hjälp? 

Midagon har lång erfarenhet av att driva och stötta verksamheter i deras förändringsresa och kan stötta både vid förändringsledning, processkartläggning och att förankra och inarbeta dessa delar mot ledningsgrupper och styrgrupper.