En systemupphandling kommer sällan ensam

Tänk dig att du är i en upphandlingsprocess som går bra, du har ett avtal med en leverantör och ni är nöjda med utfallet och det som nu ska levereras. Är det bara att köra nu? En som har suttit med ett systeminförande skrockar nog ut ett rätt känsloladdat ”ha!” vid ett sådant påstående.  Det är ju faktiskt nu utmaningen börjar. 

Systemupphandling och implementering behandlas allt för ofta som enskilda och isolerade öar. Istället för att se dessa processer som två separata spår bör man se det som en möjlighet till att genomföra en riktig och integrerad förändring. Vilka resultat kan en samspelt upphandlings- och implementeringsfas generera? 

Tänk dig att du är i en upphandlingsprocess som går bra, du har ett avtal med en leverantör och ni är nöjda med utfallet och det som nu ska levereras. Är det bara att köra nu? En som har suttit med ett systeminförande skrockar nog ut ett rätt känsloladdat ”ha!” vid ett sådant påstående. 

Det är ju faktiskt nu utmaningen börjar. 

Upphandlingsprocessen och systeminförande 

Ett systeminförande börjar den dag man beslutar att det gamla ska bytas ut. Där och då börjar arbetet med att få en så pass smidig implementering som det bara går. Istället för att se implementering och upphandling som två separata spår så bör man se detta som en möjlighet till att genomföra en riktig förändring. 

Processen initieras som regel när ett, eller flera, system av någon anledning måste ersättas med ett nytt och allt för ofta kommer startskottet för sent. 

En upphandling börjar ofta med någon form av förstudie. Man sätter en strategi för hur det hela ska anskaffas, gör en marknadsundersökning, försöker lokalisera de interna resurserna som kan komma att behövas etc. Man startar sin kravinsamling, försöker skapa sig en bild av verksamhetens behov, ser över utvärderingsmodell och filar på ett avtalsutkast. 

Under ett arbete med en upphandling kommer ofta mycket annat upp till ytan. Det kan vara utmaningar i arbetsrutiner, kommunikation och organisationsstrukturer som inte fungerar optimalt. Ska detta förändras i och med att det kommer in ett nytt system? Hur kommer verksamheten att reagera och vem ska ha vilken roll? Hur styr och avslutar vi behörigheter? Vilken information ska föras över till det nya systemet? Vem ska sköta informationsöverföring, om information ska föras över? 

Detta är bara en liten del av de frågor som kommer att komma upp i och med att man byter system. Detta är också information som delvis krävs i en upphandling för att klargöra vilket stöd man behöver ha från en leverantör och för att denne ska kunna skapa sig en så bra bild som möjligt av behovet. 

Allt för många gånger missar man målet med vilket behov man har av leverantörens stöd vid en implementering. Det kan också bli komplicerat för en leverantör att räkna på och risken finns att man skapar en situation där den till en början glada stämningen övergår till att mer bli diskussioner om vem som har rätt och vad som faktiskt står i underlag och avtal. 

Detta är inte bara osunt för relationen mellan två parter, det är även tidskrävande och kan försena en implementering avsevärt. Läs mer om leverantörs- och avtalsetablering här.

Tips! Läs även: Nyckeln till en effektiv leverantörs- och avtalsstyrning

Hur kan vi hjälpa er? 

Tänk er att ha er upphandling klar, leverantören har koll på vad som ska göras, verksamheten vet vilka förändringar som väntar och ni har en tydlig plan för hur dessa ska införas och följas upp. 
Ni vet hur ni ska hantera er gamla data och ni har en plan för hur ni ska förvalta den nya. 
Det kommer alltid finnas hinder på vägen men med ett gediget förarbete kan man ändå skapa sig en plan, ett förhållningssätt och tydlighet i hur de bäst minimeras och knuffas bort. 

Ett sådant scenario kräver flera olika typer av kompetenser som i samspel driver dessa frågor gemensamt och parallellt. Midagon har inte bara bred kompetens inom området, våra team är också vana att ta ett helhetsgrepp vid den här typen av utmaningar. Oavsett om du är en privat eller offentlig aktör kan vi hjälpa dig att nå framgång både med din anskaffning och din implementering, från början till slut. Välkommen att kontakta oss för att starta din systemresa!