Effektiv onboarding stärker teamet & säkerheten

Det första intrycket är viktigt. Både när vi möter nya människor och när vi kommer in på vår nya arbetsplats för första gången. Genom att stärka er onboardingprocess kan verksamheten både behålla och locka fler talanger. Dessutom höjer arbetet er säkerhet, som i dagens läge är viktigare än någonsin.

Oavsett om du arbetar inom offentlig- eller privat sektor har onboarding och offboarding blivit en allt viktigare del av arbetsplatsen. Det finns nämligen två stora risker med att inte ha bra rutiner på plats. Risker som du kan undvika. 

Risk nr 1: Medarbetarupplevelsen sjunker 

Du som arbetar med HR vet att era nya medarbetare bör välkomnas med öppna armar, de bör få tydlig information och direkt tillgång till det material och den teknik de behöver. 

 Om introduktionen till organisationen är otydlig, långsam eller komplicerad så skapar det förvirring och oro hos den nyanställde. En långsam onboardingprocess minskar effektivitet och engagemang. Den nyanställde kan till och med välja att avstå från sin anställning, och sedan berätta om sin negativa upplevelse för andra. Det innebär att ni tappar kompetens och blir mindre attraktiva på arbetsmarknaden.   

En bra medarbetarupplevelse startar med en smidig onboardingprocess. Alla administrativa delar ska självklart finnas på plats, så som avtal och information. Ni kan även erbjuda pre-boarding, genom att exempelvis skicka ut automatiserade mejl och kurser till nya medarbetare, för att förbereda dem inför sina första arbetsdagar.  

En god medarbetarupplevelse stärker dessutom ert employer brand. Det innebär att även nya talanger lockas till att vara med och stärka just er verksamhet.

Risk 2: Säkerhetsriskerna höjs  

Hur påverkar en bristfällig onboarding- och offboarding er säkerhet? Mycket! 

Utan tydliga rutiner kan inloggningsuppgifter, lösenord och tillgång till era programvaror hamna i fel händer. Idag, när Sverige möter hot både från främmande makter och från kriminella nätverk, har detta blivit allt viktigare. En nyanställd, beroende på position, bör ha begränsad behörighet till viss information och sekretessbelagda handlingar. Och en person som inte längre arbetar på myndigheten bör självklart inte längre ha tillgång till all information. 

 Många myndigheter funderar på hur de kan förbättra sin säkerhet. År 2023 hamnade Södertälje kommun i blåsväder när de valde att utföra en bakgrundskontroll av sina anställda för att stärka sin interna säkerhet. Men detta ansågs bryta mot integriteten. Så var går gränsen och vad får du göra? 

Stärk era onboarding- och offboardingprocesser

Det är inte lätt att navigera kring de lagar som finns. Oberoende rådgivning kan hjälpa dig tolka lagar och förordningar, så att du kan implementera säkra rutiner. 

 Med rätt system, smarta integrationer, processer och rätt teknik kommer er onboarding och offboarding utvecklas och bli så säker det bara går. Det är även viktigt att få med er personalen i förändringsarbetet. Det behövs ett bra samspel mellan HR och IT. Vi vet av erfarenhet att detta inte alltid är självklart. HR och IT har ofta samma mål, men talar olika språk och kan ha olika prioriteringar. Då kan det hjälpa att ta in experter som talar samma språk, har erfarenhet av problematiken från båda sidorna och kan hjälpa dem i mål. 

Vill du veta mer hur du kan stärka er säkerhet? På Midagon har vi varit med i flera förändringsarbeten och sett både framgångsfaktorer och vanliga misstag. Vi kan hjälpa dig med oberoende rådgivare, projektledare och experter som leder arbetet och ger en tydlig överblick över vilka behov som finns och hur arbetet kan utföras på bästa sätt.  

Kontakta oss