Behovsanalysen: IT-transformationens första steg 

Vad finns det för risker med att inte utföra en behovsanalys i er IT-transformation? Och hur kan en väl utförd behovsanalys gynna både stora och små verksamheter? Den här artikeln vägleder dig inför din IT-transformation så att ni kan undvika vanliga misstag.

Både stora och små IT-transformationsprojekt bör börja med en behovsanalys. Men det är tyvärr vanligt att denna del stressas fram, vilket leder till kostsamma förseningar och krångel mitt i projektet.  

En noggrann behovsanalys ger dig den stabila grunden som du behöver för att er IT-transformation sedan ska fungera smidigt.  

Vad är en behovsanalys? 

När ditt företag ska genomgå en IT-transformation så behöver ni först se över vilka behov ni har idag och vilka behov ni har på sikt. Först då vet ni vilken typ av transformation som behöver utföras och hur den kan utföras på bästa sätt. Under en behovsanalys kartläggs vilka intressenter som projektet har, vad intressenterna har för mål och vilka behov som den kommande transformationen ska möta. 

Du får även en god överblick över vilka organisatoriska och kulturella problem som kan uppstå under er IT-transformationen så att ni har möjlighet att ta höjd för kommande utmaningar och skapa åtgärdsplaner i tid. 

Kostsamma risker med en slarvig behovsanalys 

En otillräcklig behovsanalys skapar svårigheter under hela IT-transformationen.  

I en IT-transformation är det vanligt att en ny IT-lösning behöver implementeras och att en upphandling av en IT-lösning är en del av transformationsprojektet. Oftast läggs mycket fokus på att ta fram krav på den kommande IT-lösningen. Det läggs stora ansträngningar på att säkerställa att alla krav är insamlade och beskrivna på rätt sätt.  

Men om du påbörjar kravarbetet för snabbt, utan att ha gjort en behovsanalys, finns risken att du inte har kartlagt alla intressenter och behov tillräckligt. Det kan leda till att det saknas krav och att befintliga tekniska begränsningar inte fångas upp.  

Det kan också finnas kompetensbrister bland personalen eller kulturella hinder inom organisationen som inte hinner uppmärksammas i tid. Då finns det risk att ni mitt under projektets gång stöter på hinder och kostsamma förseningar som hade kunnat förhindras. 

En annan risk med en bristfällig behovsanalys är att er budget för projektet inte tar höjd för alla delar i IT-transformationen, eftersom alla behov inte blivit inräknade från början. Det skapar ökade kostnader för hela projektet. 

4 viktiga steg i en behovsanalys 

 För att skapa en grundläggande behovsanalys måste du: 

• Identifiera intressenter: Identifiera personer som är påverkade av den kommande IT-transformationen. 

• Kartlägg och prioritera affärsbehoven: Börja med att kartlägga vilka affärsbehov det är som driver IT-transformationen. Undersök vilka processer som kommer att förändras och förbättras när transformationen är genomförd. Prioritera behoven utifrån vad som är viktigast. Det kommer att underlätta arbetet längre fram. 

• Definiera en tydlig målbild: En tydlig målbild och strategi underlättar IT-transformationen genom att klargöra IT-system, plattformar och teknologier som behöver implementeras eller uppgraderas för att stödja affärsprocesserna på bästa möjliga sätt. 

• Undersök begränsningar i teknik och organisation. Hur påverkar befintliga teknikval och standarder behovsanalysen? Hur påverkas organisationen när affärsprocesser förändras? Kan man på ett tidigt stadium i behovsanalysen tydliggöra detta kommer arbetet längre fram att underlättas. 

Midagons rekommendation 

Midagon har lång erfarenhet av IT-transformationer och har hjälpt många kunder med att genomföra behovsanalys som ett första steg i transformationsarbetet. Vår erfarenhet är att transformationen underlättas med en väl genomförd behovsanalys. Vill du diskutera era utmaningar eller få hjälp med att utföra er behovsanalys?