Avsnitt 5: ERP-projektet är igång - vi sitter alla i samma båt, låt oss arbeta som ett team

ERP-projektets genomförandefas kommer att pågå ett bra tag. I vissa stora projekt pratar vi om nästan två år, och för snabba implementeringar med en liten omfattning, i alla fall 9 månader. Om alla steg fram till denna punkt har utförts väl, även om det har varit stressigt och fullt av arbete, har denna fas en god chans att gå någorlunda smidigt.

Under projektets gång är nyckeln till ett framgångsrikt resultat; kommunikation. Med detta menar jag öppen kommunikation, inte bara kommunikation om de trevliga sakerna. Om du upptäcker utmaningar kan du spara mycket tid och pengar genom att kommunicera dem tydligt och i ett tidigt skede. Under projektets gång kommer du förmodligen att se följande personlighetstyper: 

"Vi kan göra det här senare" 

En person som alltid föreslår att beslut ska fattas senare. Viket är bra, i viss utsträckning, men det får inte vara det faktiska svaret på viktiga frågor. Var medveten om detta.  

"Det kommer aldrig att fungera" 

En teammedlem på kundens sida som bara ser det negativa och som inte litar på att projektet någonsin kommer att fungera, även om folk gör ett bra jobb. Du måste lyssna på dessa personer; de kan ha viktiga invändningar som behöver adresseras. Vanligtvis är roten till oron relaterad till förändringar i systemet och en brist på kunskap om hur projektet kommer att fortskrida, hur det kommer att testas, och så vidare. 

"Fastnar i detaljer som inte spelar någon roll" 

Visst, detaljer är viktiga i regelbundet förekommande processer, men om vi fastnar i detaljerna i en speciell händelse som inträffar vartannat år har vi tappat bort oss lite. Vi måste fokusera på de viktigaste sakerna och om vi får ett fel en gång vartannat år är det inte hela världen. 

"Standardsystemet är tillräckligt" 

Det här är en person på leverantörens sida som försöker tvinga kunden att använda standardsystemet. Detta är naturligtvis helt korrekt, men i nästan alla projekt har du flera situationer där standard ERP inte är tillräckligt. Dessa fall måste identifieras och rätt tillvägagångssätt väljas. 

"Fler modifieringar behövs" 

Detta är motsatsen till den standardiserade personen ovan. Den här personen väljer istället att skapa en modifiering för minsta lilla behov och varken utmanar processen eller föreslår alternativa tillvägagångssätt för att lösa problemet. När det gäller molnbaserade ERP-system med tvångsuppdateringscykler är alla modifieringar dåliga, så försök få de som förespråkar det standardiserade och de som förespråkar modifieringar att reda ut vad som verkligen behövs. 

 Vanligtvis lyssnar arkitekterna och projektledarna på alla dessa olika synpunkter och försöker skapa sig en bild av den övergripande situationen. Under projektets gång kommer du troligen att få flera falska larm om stora problem som egentligen inte är några problem. Du kan också få ett par larm om saker som inte verkar vara något problem alls, men som sedan eskalerar till stora beslut på styrgruppsnivå.  

Det viktigaste är att lyssna, diskutera problem öppet och erkänna när du har haft fel. Det här är komplexa saker, och du vet inte allt i början eftersom du helt enkelt inte vet vad du inte vet. Så förvänta dig det oväntade och lös det som ett team. Som motivation kan du titta på Apollo 13 för att se vad lagarbete kan åstadkomma!