Avsnitt 1: Någon sa ERP-förnyelse – Vad menade de med det?

Denna serie i sex delar om ERP-projekt har skrivits för att - med viss humor - belysa hur ett ERP-projekt kan se ut från den första idén till att det går live och tiden därefter. Internet är fullt av bra material med mycket detaljer om varje steg, men en allmän översikt över de vanligaste stegen, med betoning på "vad man ska komma ihåg" har hittills undgått mig. Jag har hållit texten lättläst, använt en hel del humor (som är funny because it’s true) och lyft fram några av mina erfarenheter under de senaste 15 åren som jag jobbat med ERP-system. Jag hoppas att du gillar den här serien och jag skulle gärna vilja höra hur du tänker kring de här sakerna.

Det finns många anledningar till att man vill förnya sitt affärssystem. Det kan handla om att de system du kör för närvarande är nära slutet av sin livscykel, att verksamheten har förändrats och att ett nytt system behövs för att stödja förändringen, eller att någon bara är lite uttråkad eller vill ha mer spänning i sitt liv. Men det viktigaste är att omedelbart avgöra om det verkligen behövs ett nytt ERP-system eller om det bara är ett falskt larm.  

Jag säger det eftersom en ganska stor andel av ERP-projekten genomförs av fel skäl. Jag har träffat kunder som redan har köpt och implementerat ett bra affärssystem, men som aldrig har börjat använda det på rätt sätt. En gång ifrågasatte jag kunden för att de egentligen inte ville ha det de bad om, och föreslog att det skulle vara bättre för dem att ta in ett par konsulter för att avsluta den dåligt genomförda implementeringen istället. Men kunden höll inte med, och spenderade en rejäl summa pengar för att till slut stå med samma problem som de hade med det tidigare systemet. 

Checklista - Vad ska du tänka på inför byte av ERP? 

1. Skriv ner vad du menar med ERP i den nuvarande omfattningen. I vissa fall är någons ERP någons CRM eller en blandning av olika typer av applikationer.  

2. Tänk igenom varför ni behöver ett nytt affärssystem. Tänk inte att ett ERP-projekt kommer att lösa problemen i era processer bara så där. Istället för att lösa dem kommer projektet att lyfta fram dem i ljuset.  

3. I det här läget ska du inte tänka för mycket på tekniken, även om frestelsen kan vara stor. Det viktiga här är nyckelpersonerna och de processer som ni ska implementera. Ett ERP är omfattande, och att bara titta på ett specifikt område kommer inte att vara gynna dig, vilket vanligtvis är fallet om du springer direkt till den tekniska sidan av saken.  

Det du bör veta när du diskuterar ERP-projekt är att de vanligtvis är komplexa, kräver mycket extern personal och innebär en stor påfrestning för företagets egen nyckelpersonal.

Fördelen är att när ett ERP-projekt är korrekt genomfört, stöder det verksamheten på ett otroligt effektivt sätt. Men jag märker ofta att uppskattningarna av effektivitetsförbättringarna fokuserar främst på kostnadssidan. Eftersom det nu för tiden ofta redan finns system på plats kommer nivån på den nya automatiseringen inte att skjuta i höjden. Tänk därför inte bara på de löpande kostnaderna, utan ta också hänsyn till de andra möjliga fördelarna (realistiska positiva effekter). 

Se till att:

1. Lyssna inte för mycket på en CxO som nyss genomfört ett ERP-projekt med leverantör X och programvara Y, som säger att det var utmärkt och gav fantastiska resultat. Alla företag är olika, och att titta på hur ett ERP-projekt genomfördes tidigare på ett annat företag är inte så användbart som man skulle kunna tro.   

2. Ni har en gemensam förståelse av termen ERP på företaget. Ni kan till exempel diskutera vilka processer systemet ska stödja i företaget. Ofta kan det vara så att ni talar om en kombination av CRM-, ERP- och MES-system. Även om ett affärssystem kan täcka alla ovanstående områden kommer det sannolikt inte att vara bäst på alla områden.   

3. Om du driver flera olika verksamheter bör du fundera på om projektet kommer att omfatta alla dessa verksamheter eller bara några av dem. Diskutera också möjliga framtida utvecklingar i företaget för att ta reda på både nuvarande och framtida behov. 

När ni har gått igenom denna fas kommer ni landa i ett av följande scenario:  

1. Det visade sig att det inte behövdes ett nytt ERP-system. Du gör det mesta möjliga av dina nuvarande system och fortsätter att förbättra dem istället.  

2. De menade det verkligen när de sa att de ville ha ett nytt ERP-system. Vad som händer i det här fallet kommer att behandlas i nästa avsnitt. 

Om författaren: 

Erkki har arbetat med ERP-system sedan 2006, både på kund- och leverantörssidan. Detta arbete har mestadels handlat om Dynamics AX / D365, men han är också bekant med andra system. Erkki har haft första parkett och varit med när ERP-världen förändrades och övergick från lokala servrar till molnet.