5 vanliga misstag vid byte av ERP-system och hur du undviker dem

Byte av ERP-system är en betydande strategisk satsning för företag. Ett effektivt ERP-system kan optimera affärsprocesser, förbättra produktiviteten och öka konkurrenskraften. Dock kan processen med att välja ut och implementera ett nytt ERP-system vara komplex och fylld med potentiella fallgropar. I det här blogginlägget kommer vi att beskriva några av de vanligaste misstagen som företag gör vid byte av ERP-system och hur du kan undvika dem. 

Vad innebär ett ERP-byte?  

Att byta ERP-system innebär att övergå till en ny plattform och ett nytt affärssystem som kan hantera och integrera företagets affärsprocesser. Det är viktigt eftersom ett välfungerande ERP-system kan hjälpa ditt företag att effektivisera verksamheten, öka konkurrenskraften och följa med utvecklingen i en föränderlig omvärld. 

5 misstag vid ERP-byte: 

1. Otillräcklig förberedelse och planering  
   Ett vanligt misstag är att inte tilldela tillräckligt med tid och resurser, redan i inledande faserna av ERP-bytet, såsom tiden för en förstudie. Att välja rätt ERP-system kräver en både noggrann analys av företagets processer, behov, krav, samt en omfattande marknadsundersökning av tillgängliga system och lösningar. På så vis får ni en förståelse kring vilka alternativ som finns, samt vilket system och vilken lösning som passar just ditt företag bäst. Att hoppa över eller försumma denna fas kan leda till problem längre fram i processen.  

   Börja med att tidigt investera i en omfattande kravanalys och involvera rätt nyckelpersoner från olika avdelningar i förstudien samt i planeringsprocessen. Dessa krav blir en grundförutsättning för att se vad erat företag har för behov idag och vad ni kommer behöva för ERP-system för att utvecklas.  

   Det gäller även att ni definierar tydliga mål med er transformation. Utan dessa är det svårt att veta vad ERP-systemet ska bidra till.   

   När ni har tydliga krav och formulerade mål går det lättare att bedöma vilket ERP-system som bäst passar era behov. På det viset undviker ni att fatta beslut på bristfällig information. 

2. Brister i kommunikation och förändringshantering  

   Ett annat vanligt misstag är att underskatta vikten av kommunikation och förändringsledning inför och under en ERP-implementeringen. Att införa ett nytt system påverkar hela organisationen och kan möta motstånd från anställda som är ovana vid förändring. Om kommunikationen är bristfällig eller om förändringsprocessen inte hanteras på ett effektivt sätt kan det leda till missnöje och motstånd, vilket i sin tur kan påverka implementeringens framgång.  

   För att undvika detta misstag bör företag prioritera att kommunicera på ett öppet och transparent sätt genom hela ERP-implementeringsprocessen/ERP-projektet. Det är viktigt att involvera anställda från början, lyssna på deras oro och feedback. För att möta detta gäller det att ge dem nödvändig utbildning samt stöd för att underlätta övergången till det nya systemet. Genom att arbeta med förändringsledning löpande kan man förutse och hantera motstånd tidigt. På så vis kan företaget minimera risken för förseningar projektet, samt problem under själva implementeringen. 

2. Överskridande av budget och tidsramar

   En annan vanlig fallgrop är att överskrida budget och tidsramar för ERP-implementeringen. Det är ofta både en kostsam och tidskrävande process. Det är lätt att kostnaderna skenar i väg och att projektet drar ut på tiden om det inte hanteras på ett strukturerat sätt.  

    

   För att undvika detta misstag är det viktigt att ta fram en realistisk budget och tidsplan från början. Efter framtagning gäller det att regelbundet övervaka och utvärdera projektets framsteg utifrån tid, kostnad, resurser och kvalitet.  

    

   Genom att löpande övervaka och utvärdera projektet är det stor chans att risker, hinder eller fördröjningar kan identifieras tidigt och då kan nödvändiga åtgärder vidtas i ett tidigt skede. Det minimera risken för överskridanden av budget och tidsplan markant. 

3. Otillräcklig datakonvertering och validering  

   När ett företag migrerar från ett befintligt ERP-system till ett nytt är det avgörande att säkerställa att all data överförs korrekt och att den är korrekt och användbar i det nya systemet. Ett vanligt misstag är att underskatta vikten av datakonvertering och validering, vilket kan leda till felaktigheter eller förlust av viktig information.  

    

   För att undvika detta misstag bör företag noggrant planera och genomföra en omfattande datakonverterings- och valideringsprocess. Det kan innebära att ni behöver rensa och strukturera befintliga data, testa konverteringsverktyg och processer, samt genomföra noggrann validering för att säkerställa datakvalitet och integritet i det nya systemet. Det är viktigt att en process för detta är på plats tidigt i projektet.

4. Bristande efterlevnad av best practice och standarder

   Slutligen är det ett vanligt misstag att ignorera best practices och standarder vid ERP-implementeringen. Att välja och implementera ett ERP-system innebär att följa etablerade branschstandarder för att maximera systemets effektivitet och tillförlitlighet. Att avvika från dessa standarder eller att inte följa best practice kan leda till suboptmering vilket kan leda till sämre resultat än förväntat, men också ge en ökad risk för problem och fel i framtiden.  

    

   För att undvika detta misstag bör företag se till att de väljer en erfaren ERP-leverantör med gedigen kunskap om branschstandarder och best practice. Det är även viktigt att noggrant följa rekommendationer och riktlinjer för systemkonfiguration, datahantering och processoptimering för att säkerställa en framgångsrik och hållbar implementering. En sak som inte ska negligeras är att ha kunskap inom företaget om den ERP-system som ni valt.  

Sammanfattning: Så löser du utmaningarna 

• Förberedelse och planering  

  Investera tidigt i en omfattande kravanalys och involvera nyckelpersoner från olika avdelningar. Att sätta tydliga krav och mätbara mål är några av grundförutsättningar för att välja rätt ERP-system och undvika problem senare i processen. 

• Kommunikation och förändringshantering  

  Prioritera förändringsledning, öppen och transparent kommunikation redan tidigt i projektet och håll detta genom hela ERP-projektet. Involvera anställda från början, lyssna på deras oro och feedback. Säkerställa att slutanvändarna får nödvändig utbildning, samt stöd för att underlätta övergången till det nya systemet. 

• Budget och tidsramar  

  Ta fram en realistisk budget och tidsplan från början. Se till att löpande övervaka projektets framsteg. På vis kan ni identifiera och åtgärda risker tidigt, vilket minskar risken för att budget och tidsplan överskrids. 

• Datakonvertering och validering  

  Planera och sätt upp en omfattande process för att hantera, konvertera och validera master data. Säkerställ datakvalitet och integritet i det nya systemet genom att tidigt börja rensa och strukturera befintliga data. Det är även viktigt att konverteringsverktyg testas noggrant. 

• Efterlevnad av best practice och standarder  

  Välj en erfaren ERP-leverantör med gedigen kunskap om de standarder och som finns i din bransch.  

  • Se till att försöka följa den best practice som finns i branschen, med också de som finns i utvalt ERP-system.  

  • Se till att följa de rekommendationer och riktlinjer för systemkonfiguration, datahantering och processoptimering som finns. På så vis säkerställer ni en framgångsrik och hållbar implementering. 

Sammanfattning 

Genom att undvika vanliga misstag som bristande förberedelse, undermålig kommunikation, avsaknad av förändringsledning, överskridande av budget och tidsramar, otillräcklig datakonvertering samt bristande efterlevnad av best practice, kan ert företag öka chanserna till en framgångsrik ERP-implementering.  

Lär av andras misstag och följ best practice för att säkerställa att din investering i ett nytt ERP-system ger maximal avkastning. Tveka heller inte att ta hjälp av en oberoende partner som kan stödja och hjälpa er att undvika vanliga fallgropar, samt ge er bästa möjliga förutsättningar för att genomföra ERP-implementeringen inom uppsatt tidsplan och budget.